Календарь в «Битрикс24»: права доступа, настройка и синхронизация с другими сервисами

Календарь в «Битрикс24»: права доступа, настройка и синхронизация с другими сервисами

В CRM «Битрикс24» встроен календарь компании. Он выполняет роль простого органайзера, с помощью которого можно увеличить эффективность корпоративного тайм-менеджмента: в календаре назначают мероприятия, составляют персональный список дел для каждого сотрудника и управляют рабочим временем всего персонала. В этой статье мы расскажем о настройках этого инструмента и его синхронизации с другими приложениями.

Битрикс24

Социальная сеть

Вы помните свои ощущения от общения в социальных сетях? Легко, удобно, все понятно и доступно. Все обсуждения происходят быстро, в кругу друзей и знакомых. Представьте, что также быстро и легко можно общаться с коллегами, решая рабочие вопросы, работая вместе над задачами и проектами!

Инструменты в Битрикс24 упрощают рабочие процессы в компании: обсуждения, постановку и контроль задач, управление продажами и многое другое.

Задачи и проекты

Инструменты управления задачами и проектами помогают руководителям контролировать своевременное исполнение задач в подразделении, а подчиненным — не допускать нарушений. В рамках проекта учитываются затраты времени и других ресурсов на выполнение задач.

Задачи интегрированы с документами и календарями. Вы всегда видите, какую задачу к какому сроку нужно выполнить. С задачами можно работать в Экстранете вместе с вашими партнерами и клиентами.

Чат и видеозвонки

Бизнес-чат для мгновенного общения с коллегами — это ваш корпоративный бизнес-мессенджер. Общайтесь мгновенно. С любого устройства.

Обменивайтесь мгновенными сообщениями с коллегами через браузер, десктоп-приложение, с мобильного телефона или планшета.

Позвоните коллеге «голосом» или сделайте видеозвонок. Звонки внутри компании — бесплатные и безлимитные.

Совместная работа с документами

Работайте с документами в Битрикс24 даже при отсутствии офисного ПО. Через внешние онлайн сервисы Google Docs и MS Office Online вы можете открыть, просмотреть и отредактировать онлайн любые файлы популярных форматов.

Редактируйте любые документы в Битрикс24 с помощью приложений на вашем компьютере: в MS Office или даже Adobe Photoshop. После изменения файл сохранится сразу в Битрикс24.

Совместная работа с файлами

• Персональный диск для каждого сотрудника, общий для компании, для отдела, для группы
• Создание и совместное редактирование документов
• Удобный обмен файлами
• Синхронизация файлов на компьютере сотрудника с диском «Битрикс24» в облаке
• Интеграция с Microsoft и Google
• Доступ к файлам с мобильного устройства
• Защита от случайного удаления

Календари

Хотите, чтобы процесс планирования рабочего времени в вашей компании стал простым и действенным? Тогда объедините на одной календарной сетке личные календари сотрудника с календарями рабочих групп и задачами. Не забудьте включить напоминания о предстоящих событиях – тогда вы не забудете о встрече, собрании или важной задаче.

Календари можно подключить к iPhone, iPad, Android, MacOS, MS Outlook.

Битрикс24.Почта

Битрикс24.Почта — готовый почтовый сервер для вашей компании.

• Бесплатно
• Почтовые ящики @bitrix24 или с вашим доменом
• Бесплатный домен для вашей почты
• Уведомления о новых письмах
• Неограниченный объем места
• Антивирус и антиспам

Управление продажами

CRM (Customer Relationship Management) — система управления взаимоотношениями с клиентами.

Ведите базу лидов, контактов и компаний, с которыми вы сотрудничаете, фиксируйте все события (например, звонки, письма, встречи, сделки), связанные с этой компанией, выставляйте счета клиентам, планируйте свою деятельность, стройте «воронку продаж», отчеты и графики. Все для повышения продаж!

Не упустите ни одного клиента — настройте автоматическое создание лидов в CRM всем входящим звонкам (даже по пропущенным).

Входящие и исходящие звонки

Звоните и принимайте звонки в «Битрикс24». Телефония больше «не привязана» к рабочему столу с телефонным аппаратом — звонить можно из любой точки, где есть Интернет.

Это ваша виртуальная АТС: распределите «очередь» входящих звонков между сотрудниками, поставьте свое приветствие на телефон, свою мелодию ожидания, перенаправляйте звонки на мобильный телефон.

Звоните клиентам прямо из CRM и запишите разговор.

Структура компании

Сделайте структуру компании прозрачной для руководителей и сотрудников. Структура представлена как иерархия подразделений и отделов. Сразу видно, кто кому подчиняется.

Подчинение в структуре влияет практически на все: кто кому отправляет отчеты, кому можно делегировать задачу и т.д. Структуру можно редактировать, перетаскивая элементы мышкой.

Мобильные приложения

Установите мобильное приложение «Битрикс24» на свой смартфон или планшет и всегда оставайтесь на связи! Работайте с «Битрикс24» откуда угодно — из аэропорта, кафе, из любой точки, где есть Интернет.

Общайтесь с коллегами по видеосвязи (видеозвонки работают через Wi-Fi, LTE, 3G).

Мобильные приложения Битрикс24 работают с iPhone, iPad, и Android-устройствами.

Календарь Битрикс24

На первый взгляд Календарь Битрикс24 довольно прост в использовании и не требует каких-либо специальных знаний. Но его возможности не ограничиваются элементарным созданием и отслеживанием текущих событий.

Мы расскажем об особенностях и преимуществах календаря и поделимся полезными фишками по использованию этого мощного инструмента в работе компании.

Календарь Битрикс24 интегрируется с различными блоками CRM-системы, позволяя видеть и анализировать информацию по встречам, событиям и поставленным задачам в едином пространстве.

Календарь в Битрикс24 – это:

• Ежедневник;

Как ежедневник, календарь позволяет добавлять новые события и отслеживать ранее созданные для каждого отдельного сотрудника и всей компании в целом.

• Создание, контроль и учет задач;

С календарем просто создавать и учитывать задачи каждого сотрудника или группы специалистов. Руководитель оперативно следит за эффективностью работы подчиненных и грамотно распределяет их рабочее время.

• Фиксация событий из блоков CRM-системы;

Отображаются все события, задачи и встречи, проставленные в Живой ленте, Чате и звонках, Задачах и Проектах, а также CRM (звонки и встречи с клиентами).

• Назначение встреч, совещаний и других мероприятий;

В календаре можно указать участников мероприятия, время и место его проведения и назначить ответственных. Оповещения в Битрикс24 придут всем сотрудникам, участвующим в событии, при соответствующей настройке.

• Отслеживание графика работы сотрудников компании;

Руководитель видит актуальные данные по графику работы сотрудников — рабочим часам, выходным дням и отпускам. Это удобно для ведения и планирования проектной деятельности компании.

• Синхронизация календаря Битрикс24 с Outlook и внешним календарем Google;

Календарь позволяет отслеживать события как с рабочего ПК, так и вне офиса, с мобильного устройства при интеграции внутреннего Календаря Битрикс24 с Outlook или Google-календарем. В результате, все события будут отображаться на вашем корпоративном портале и в привычном календаре сторонней системы. Как произвести синхронизацию, читайте в статьях: Синхронизация календаря с MS Outlook , Синхронизация с Google-календарем ;

• Синхронизация с iPhone, iPad и Android.

Все события будут фиксироваться на Вашем мобильном или планшете. Настройте синхронизацию по инструкции: Синхронизация календаря с iPhone/iPad , Синхронизация календаря с Android .

Настройка Календаря Битрикс24

• Мой календарь

Чтобы добавить в собственный календарь новое событие выберите в меню Календарь > Мой календарь > Добавить (событие/задачу).

Нажмите на шестеренку возле окна «Добавить» и укажите дополнительные критерии настройки вашего собственного календаря.

Выполните необходимые настройки: укажите название события, время и место его проведения, участников, оповещение о подтверждении или отказе сотрудников от присутствия на встрече и так далее.

После сохранения события оно появится в Календаре Битрикс24 у всех его участников. Приглашенные пользователи получат уведомление о приглашении на мероприятие, которое подтвердят, если им разрешают настройки.

• Календарь компании

В Календаре компании создаются события и мероприятия — общие для всей компании.

По умолчанию все пользователи корпоративного портала имеют право добавлять новые события, которые касаются всей организации. Администратор может ограничить эти права, нажав на шестеренку и выбрав нужных пользователей.

В поле «Фильтр+поиск» отсортируйте список событий по нужному критерию. Например, выберите те мероприятия, где вы являетесь приглашенным участником.

Битрикс24 позволяет создавать новые календари. Например, Избранный календарь или Календарь звонков. Чтобы создать новый календарь, выберите в меню Календарь > Календари > Добавить и настройте его.

В результате вы получаете эффективный и удобный инструмент для отслеживания текущих дел и планирования новых!

Работа с Календарем Битрикс24

Полезные сценарии, которые мы в ПУСК активно используем для удобства работы пользователей корпоративного портала:

Сценарий 1. Для тех, кто хочет повысить эффективность менеджеров и сократить время на поиск информации

Например, менеджер планирует звонок или назначает встречу с клиентом в карточке сделки,клиента или компании. Далее все события (по дням, неделям, месяцам), включая задачи, отражаются в личном календаре сотрудника.

В рамках работы с Календарем можно просматривать события, удалять их или редактировать: передвигать звонки, указывать место встречи, устанавливать повторяемость события, указывать место проведения, добавлять участников.

Менеджеры следят за текущими делами по клиентам прямо из Календаря Битрикс24. Быстро, удобно, эффективно!

Сценарий 2. Для тех, кто хочет отслеживать прозрачность работы пользователей

При постановке новых задач или согласовании встреч руководитель компании видит активность и загруженность сотрудников.

При добавлении нового события руководитель или другой пользователь будет предупрежден об отсутствии сотрудника на рабочем месте: выходной день, уход в отпуск или на больничный. В таком случае строка будет подсвечиваться красным.

Сценарий 3. Для тех, кто не хочет упустить главного

При создании совещаний и других мероприятий вся информация по ним отобразится у всех приглашенных сотрудников в Календаре.

Мы рекомендуем оставлять комментарии по событиям, на основании которых создаются новые задачи и распределяются по сотрудникам. Для эффективного ведения встреч составляйте чек-листы с фиксацией основных вопросов к обсуждению. Важно резюмировать итоги планерок для прослеживания динамики развития компании. Чтобы сэкономить время — сделайте событие регулярным. Тогда руководителю достаточно будет создать новую встречу всего лишь один раз.

Календарь работы Битрикс24 собирает в себе всю информацию с блоков CRM-системы, что позволяет:

экономить время на поиск необходимой информации;

иметь перед глазами все данные по запланированным событиям;

не пропускать важные мероприятия и успевать готовиться к встречам.

Остались вопросы? Позвоните нам по тел. +7 (495) 118-39-18, заполните форму ниже или напишите в чат. Консультируем бесплатно!

Интернет-календарь компании

Создайте календари для разных типов событий в компании: мероприятия, выставки, события в группах и другое.

Электронные календари и планировщики заданий позволяют составлять графики рабочего дня, сортировать задачи, контролировать их выполнение и совмещать планы с делами коллег. Календарь учета рабочего времени поможет отследить, сколько ресурсов вы затратили на выполнение дел.

Начало работы с Битрикс24. Настройка и работа с функционалом

Давайте пошагово рассмотрим, как зарегистрировать Битрикс24, выполнить первоначальную настройку и начать работать в системе.

Запуск и регистрация

Для регистрации собственного портала достаточно перейти по адресу https://btx.bz и нажать кнопку «Вход» — система предложит создать новый портал. Для этого потребуется ввести адрес электронной почты или авторизоваться с помощью одной из доступных социальных сетей:

• Facebook;
• Google;
• Apple ID;
• ВКонтакте;
• Office 365;
• Яндекс;
• LiveID;
• Twitter;
• Mail.ru;
• Сбербанк Бизнес Онлайн;
• Zoom.

На этой же странице можно ввести промокод. Воспользуйтесь нашим промокодом “ID” при регистрации. Подробнее: https://integrator.digital/bitrix24/. При регистрации с помощью e-mail потребуется подтвердить действие, перейдя по ссылке в присланном письме, а для социальных сетей — выдать разрешения на доступ Битрикс24 к аккаунту.

Создание структуры компании

Следующим шагом создадим структуру нашей компании — для этого переходим на вкладку бокового меню «Сотрудники». Открывается окно с настройками, где можно добавить или убрать подразделения, а также задать им названия. Все операции выполняются с помощью всплывающих по нажатию значков окон.

За каждым подразделением можно закрепить руководителя, а сама иерархия настраивается в графе «Вышестоящее подразделение» — нужно выбрать из выпадающего меню. Подобным образом можно за несколько минут сформировать структуру компании со всем необходимыми подразделениями и ответственными за них сотрудниками.

После создания структуры можно переходить к настройкам самого портала. Для этого нужно открыть вкладку бокового меню «Настройки». В открывшемся окне необходимо заполнить представленные поля:

• название компании;
• название компании в логотипе;
• электронную почту;
• тип организации;
• выходные дни;
• форматирование номера телефона: страна по умолчанию;
• формат адреса и множество других настроек.

Большинство настроек автоматизированы и применяются простой установкой / снятием чекбокса или выбором нужного варианта из выпадающего меню.

Добавление сотрудников

Для того, чтобы добавить сотрудников, снова открываем уже знакомую вкладку бокового меню «Сотрудники» и выбираем «Пригласить сотрудников». Откроется страница с выбором различных способов приглашения:

• приглашение по ссылке — позволяет скопировать и отправить ссылку для быстрой регистрации;
• E-mail или номер телефона — рассылка ссылок на указанные номера и адреса электронной почты;
• С привязкой к отделу или группе — можно сразу выбрать определенный отдел или группу, куда будет приглашен сотрудник;
• Зарегистрировать — позволяет самостоятельно внести все данные, включая должность и адрес электронной почты на которую придет приглашение;
• Экстранет-пользователь — служит для приглашения пользователей без определения его в сотрудники компании;
• Пригласить интегратора — специалиста способного выполнить тонкую настройку портала. Мы подробно рассказывали о том, как пригласить интегратора в одной из наших предыдущих статей.

Загрузка документов и работа с диском

Битрикс24 предоставляет место для хранения файлов — его размер зависит от выбранного тарифа. Изначально существуют разделы «Мой диск» и «Общий диск» — файлы на вашем диске видны только вам, а на общем — всем. При этом систему доступа можно тонко настроить: например, дать определенным сотрудникам и отделам доступ к файлам на вашем диске, или закрыть доступ на общем — Битрикс24 позволяет очень тонко настроить систему распределения прав доступа.

На «Общем диске» можно хранить договоры, шаблоны заявлений, почтовые вложения и другие файлы, необходимые для работы компании. Для того чтобы загрузить все нужные для работы документы, перейдите на вкладку «Диск», далее «Общий диск» и создайте желаемые папки. После этого в них можно загрузить документацию с ПК или воспользоваться функцией «Добавить», которая позволяет добавлять файлы напрямую из:

• Google Docs;
• MS Office Online;
• Office 356;
• Приложения Битрикс24.

Есть возможность настроить режим работы: документы могут открываться локально или в облаке.

Перенос информации о контактах и компаниях

Битрикс24 позволяет с легкостью перенести данные из других CRM-систем с использованием приложений из Маркета. Кроме этого, контакты и другую информацию можно самостоятельно импортировать посредством Excel или файлов .csv.

При небольшом количестве контактов их можно добавить самостоятельно, воспользовавшись кнопкой «Добавить контакт». Для этого открываем вкладку бокового меню «CRM», выбираем «Контакты» или «Компании» и нажимаем «добавить контакт / компанию».

Управление и настройка календаря

Календарь — важный инструмент в любой организации. Битрикс24 позволяет использовать календарь для планирования, контроля и автоматизации бизнес-процессов. После перехода по вкладке «Календарь» открывается окно, содержащее 2 раздела: «Мой календарь и «Календарь компании». События в календарь можно вносить как вручную, так и с помощью сервисов синхронизации — доступна синхронизация с мобильными календарями iPhone и Android, а также с Яндекс календарем, Google календарем, календарем Outlook и другими.

Для того чтобы добавить новую задачу, необходимо выбрать «Добавить» — затем задать название, время, участников, место проведения и другие условия. После этого нужно нажать кнопку «Создать» и в календаре появится новое событие.

Настройка почты и телефонии

Несмотря на то, что многие компании делают ставку на продажи в социальных сетях, телефонные звонки остаются одним из важнейших каналов взаимодействия с клиентами. Битрикс24 позволяет тонко настроить телефонию, выполнить мгновенную интеграцию с CRM, подключить колл-трекинг (Call Tracking). Использовать можно как встроенные решения, так и свои — подключить собственную АТС.

Для настройки почты необходимо перейти в раздел «Почта». Для всех основных почтовых сервисов доступно быстрое подключение — для этого нужно выбрать соответствующую иконку и следовать подсказкам. Для остальных провайдеров доступно подключение по IMAP — поддержка предлагает подробные инструкции для самых распространенных почтовых сервисов.

Чат и звонки

Чат — удобный инструмент, позволяющий вести обмен информацией и файлами между сотрудниками внутри портала. Вся переписка автоматически сохраняется, доступен поиск по словам и фразам. Есть возможность создавать групповые чаты для определенных сотрудников, а также каналы и видеоконференции. Функции чата доступны как в браузере, так и в мобильном и десктопном приложениях.

Помимо текстового общения и обмена файлами, приложение позволяет совершать аудиозвонки, видеозвонки и демонстрацию рабочего стола.

Работа с задачами и проектами

Планирование — неотъемлемая часть любого предприятия. Битрикс24 позволяет легко организовать работу с задачами и проектами, используя встроенные инструменты. Для создания новой задачи необходимо перейти в раздел «Задачи и проекты», а затем выбрать «Добавить задачу».

Для каждой задачи доступно название и подробное описание, а большие задачи можно разбить на несколько маленьких, используя встроенный функционал «Чек-лист». В задачу можно добавить сотрудников и назначить им различные роли: Постановщик, Ответственный, Наблюдатель и Соисполнитель. После определения сроков исполнения и уточнения дополнительных параметров нажмите «Поставить задачу».

Приложения

Приложения позволяют расширять возможности платформы в несколько нажатий мыши. Для этого нужно перейти на вкладку «Маркет» и выбрать требуемую категорию, например — «Переезд» или «Рассылки». Работает полноценный поиск с использованием фильтров.

Приложения доступны по подписке Битрикс24.Маркет Плюс — она есть только на коммерческих тарифах. В рамках подписки доступны все приложения: некоторые сразу предоставляют полный функционал, а другие требуют отдельной оплаты разработчику — на это указывает надпись «содержит встроенные покупки».

Время и отчеты

Базовые возможности Битрикс24 позволяют полностью контролировать бизнес-процессы и создавать отчеты по множеству срезов. В разделе «Время и отчеты» можно настроить «График отсутствий», чтобы знать, какие сотрудники находятся на рабочем месте, а какие в отпуске или взяли отгул.

«Рабочие отчеты» позволяют видеть сколько времени за работой провел тот или иной сотрудник в определенный день, неделю, месяц или другой отчетный период. Контролировать отчетность может администратор или начальник отдела — для этого они могут использовать систему оценок, а опционально и правок.

Работайте в корпоративном портале с удовольствием — как в социальной сети. Трудитесь над проектами совместно и обсуждайте все в реальном времени. Используйте привычные инструменты для коммуникации, управления задачами, документами, рабочим временем и другими сервисами. Все инструменты у вас «под рукой» — в интерактивной «Живой ленте».

Пригласите коллег в групповой бизнес-чат, общайтесь с ними голосом и с видео, пишите сообщения, редактируйте вместе один документ. Свяжитесь с коллегой, который офлайн, — позвоните ему на мобильный прямо из портала. Позвоните клинтам на обычный телефон из CRM с помощью встроенной телефонии. Работайте с партнерами совместно в Экстранете — на защищенной и нейтральной территории. В «Живой ленте» создавайте сообщения добавляя в адресаты email человека, не являющегося сотрудником вашей компании. Это очень удобный способ общения, позволяющий встать на путь полного отказа от почты в общении с клиентами и партнерами.

• Живая лента
• Мне нравится!
• Обмен сообщениями
• Благодарности (бейджи)
• Оповещения
• Объявления

• Экстранет
• Фотогалереи
• Оставайтесь на связи
• Интеграция с соцсетями
• Сотрудничество по электронной почте

Bitrix24 синхронизация календаря с outlook

Курс предназначен для базовой подготовки пользователей, осуществляющих администрирование порталов, созданных на коробочной версии сервиса Битрикс24. Изучение курса позволяет освоить основные методы администрирования системы. Если вы хотите ознакомиться с тем как внедрить наш сервис в работу вашей компании, то для вас создан курс Внедрение корпоративного портала.

Курс предусматривает обучение по двум ролям администраторов: Администратор корпоративного портала и Администратор системы.

Разные роли созданы в связи с тем, что для администрирования настроенного и отлаженного корпоративного портала нет необходимости в работе профессионала высокого уровня. Вполне достаточно пользователя успешно изучившего данный курс в рамках роли Администратор КП.

При условии качественного изучения материалов курса, по его окончании специалист должен уметь:

• настраивать модули системы;
• использовать возможности интерфейса по управлению системой;
• управлять доступом к системе, сайтами, пользователями, группами пользователей;
• управлять содержимым портала;
• работать с инструментами системы;

Начальные требования

Для прохождения курса необходимо:

• наличие базовых навыков компьютерной грамотности и навыков работы с ОС Windows;
• наличие представлений о WWW и организации доступа к веб-серверу;
• базовые навыки установки и администрирования *nix-систем.

Если вам предстоит самостоятельная установка системы, то рекомендуется к изучению курс Установка и настройка.

Администратору системы будет полезно ознакомиться с курсом Разработчик Bitrix Framework, рассказывающем о принципах работы Bitrix Framework.

У нас часто спрашивают, сколько нужно заплатить

Курс полностью бесплатен. Изучение курса, прохождение итоговых тестов и получение сертификатов — ничего из этого оплачивать не нужно.

Ещё у нас есть Академия 1С-Битрикс, где можно обучиться на платной основе на курсах нашей компании либо наших партнёров.

Баллы опыта

В конце каждого урока есть кнопка . При клике на неё в Вашу итоговую таблицу опыта добавляется то количество баллов, которое указано в прочитанном После нажатия кнопки Прочитано! появится
окно подтверждения:

уроке.

Периодически мы заново оцениваем сложность уроков, увеличивая/уменьшая число баллов, поэтому итоговое количество набранных Вами баллов может отличаться от максимально возможного. Не переживайте! Отличный результат — это если общее число набранных Вами баллов отличается от максимального на 1-2%.

Тесты и сертификат

После изучения курса вам будет предложено пройти тесты на сертификацию. При успешной сдаче линейки тестов на странице Моё обучение можно просмотреть результат обучения и загрузить сертификат в формате PDF.

На каждой странице курса авторизованный на сайте посетитель может дать комментарий к содержимому страницы. Комментарий — не форум, там не ведётся обсуждений или разъяснений. Это инструмент для сообщений нам об ошибках, неточностях. Для отправки комментария воспользуйтесь расположенной в правом нижнем углу окна браузера кнопкой:

Для преподавания оффлайн

Если данный курс берётся в качестве основы для оффлайного преподавания, то рекомендуемая продолжительность: 10 дней (70 академических часов).

Если нет интернета

Скачать материалы курса в формате EPUB. Файлы формата EPUB Чем открыть файл на
Android:
EPUB Reader
CoolReader
FBReader
Moon+ Reader
eBoox

iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate

Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome

iOS
Marvin for iOS
ShortBook
обновляются периодически, поэтому возможно некоторое отставание их от онлайновой версии курса. Версия файла — от 06.09.2021.