Синхронизация «1С: ЗКГУ 8», ред. 3 и «1С: БГУ 8», ред. 1

Синхронизация «1С:ЗКГУ 8», ред. 3 и «1С:БГУ 8», ред. 1

Поддержку редакции 1 конфигурации «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» прекращают – пора использовать новую редакцию 3. Для этого стоит настроить синхронизацию данных между новой конфигурацией и «1С:Бухгалтерией государственного учреждения 8», ред. 1. Алгоритм этой настройки рассмотрим в статье.

Механизм синхронизации данных предусматривает обмен между одноименными справочниками и передачу информации о произведенных начислениях из конфигурации «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. 3 (далее «1С:ЗКГУ 8», ред. 3) в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения», ред. 1 (далее «1С:БГУ 8», ред. 1), для формирования бухгалтерских проводок по расчетам по оплате труда, налогах и страховых взносах.

Обмен между конфигурациями возможен двумя способами:

Выгрузка/загрузка данных через локальный каталог файлов.

Прямая синхронизация между конфигурациями.

Синхронизация данных происходит на уровне справочников и документов. После синхронизации в базу «1С:БГУ 8», ред. 1, попадают данные о суммах начислений расчетов по оплате труда, налогах и взносах в документ «Отражение зарплаты в бухучете». В таблице представлены соответствия элементов в процессе синхронизации.

Таблица 1 «Соответствие данных синхронизации»

Наименование состава данных «1С:БГУ 8», ред. 1

Наименование состава данных «1С:ЗКГУ 8», ред. 3

Тип передаваемых данных

Источники финансового обеспечения (балансы)

Источники финансового обеспечения

Статьи финансирования (зарплата)

Способы отражения зарплаты в учете (зарплата)

Способы отражения зарплаты в бухучете

Отражение зарплаты в учете

Отражение зарплаты в бухучете

Какие данные переносятся при синхронизации

Документ «Отражение зарплаты в бухучете» попадает в одноименный документ в «1С:Бухгалтерии 8» и уже там, на основании перенесенных документов, происходит формирование проводок.

Документы ведомостей переносятся в «1С:Бухгалтерию 8» в один документ «Ведомость на выплату зарплаты».

Также есть ряд других документов и справочников, которые также переносятся при синхронизации. К таким документам можно отнести «Начисление оценочных обязательств», «Депонирование зарплаты», «Выплата депонированной зарплаты», «Документы займа (договор, выдача и погашение)». Также с бухгалтерией синхронизируются следующие виды справочников: «Организации», «Физические лица», «Контрагенты», «Подразделение и «Способы отражения зарплаты в бухучете». В «1С:Бухгалтерию 8» перенесутся только те элементы справочников, которые будут использованы в документах синхронизации.

Если вы в программе «1С:Бухгалтерия 8» обнаружили ошибку в синхронизируемых файлах, то рекомендуется исправлять данные в базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», тогда данные в «1С:Бухгалтерии 8» изменятся автоматически. Если соблюдать данное правило, то при синхронизации в приоритете будут данные из «1С:Зарплаты и управлении персоналом 8» и не будет путаницы в данных. Также приоритет данных можно настроить самостоятельно, или программа выдаст сообщение при конфликтных ситуациях.

При синхронизации все настройки базы «1С:Бухгалтерия 8» основаны на «Параметрах учета» базы «1С:Зарплаты и управлении персоналом 8».

Также при переносе данных стоит учитывать еще один фактор. В базу «1С:Бухгалтерии 8» при синхронизации переносятся только физические лица. Не стоит в «1С:Бухгалтерии 8» на основании этих физлиц создавать сотрудников, так как во всех бухгалтерских документах, где должны быть указаны сотрудники, буду подставляться данные из справочника «Физические лица».

И напоследок укажем еще один подводный камень, связанный с переносом. Представьте ситуацию: вы в базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» создали документ «Ведомость …» и при синхронизации выгрузили ее в «1С:Бухгалтерию 8». По каким- то причинам данный документ был удален в базе «1С:Бухгалтерии 8». В этом случае при повторной синхронизации данный документ не будет добавлен снова, так как при синхронизации в регистре соответствий программа видит, что данный документ уже перенесен. В такой ситуации есть только одно решение: физически удалить в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» данную ведомость и создать новую, а потом запустить синхронизацию. Так как нового документа нет в регистре соответствий, он с легкостью перенесется в информационную базу бухгалтерии.

При синхронизации данных необходимо учитывать то, что реквизиты организации, по которым будем происходить обмен, должны быть идентичны.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Обмен между УНФ и БП 3.0

На многих предприятиях ведение управленческого учета производится в УНФ, а все бухгалтерские операции проводятся в программе 1С: Бухгалтерия предприятия. Получается, что работа специалистов по продажам и закупкам ведется отдельно от работы бухгалтеров. Но эти системы не могут существовать независимо друг от друга, поэтому в конфигурациях на базе 1С предусмотрен обмен данными между УНФ и БП 3.0, а так же БП 3.0, работающей в облачном сервисе 1С — Фреш.

В Бухгалтерию выгружается вся нормативно справочная документация из УНФ. При обратном обмене переносятся только документы учета денежных средств.

Для выгрузки данных необходимо наладить синхронизацию. Легче всего организовать обмен данными, при пустой одной пустой базе. Тут настройку необходимо проводить только в заполненной данными конфигурации. Чаще всего это УНФ.

Перед началом выгрузки необходимо подготовить обе базы к выгрузке документов:

• Настроить учетные политики;
• Завести организации, по которым будет идти выгрузка данных;
• Удостовериться, что данные по организациям (реквизиты «Название», «ИНН», «КПП») идентичны;
• Заполнить ИНН и КПП в справочнике контрагентов;
• Заполнить артикулы в справочнике номенклатур;
• Ввести начальные остатки (данная информация в выгрузку не попадает);
• Создать резервные копии баз данных.

Если артикулы и коды в конфигурациях совпадают, то сравнение может происходить в автоматическом режиме. Если нет, то программное сопоставление невозможно, и необходимо сделать это вручную.

Если одна из платформ, участвующих в обмене новая, то нет необходимости в синхронизации данных по финансовым и номенклатурным документам. Следует удалить объекты этих справочников, которые были сформированы при первом заполнении базы данных.

Саму синхронизацию нужно производить в два этапа:

• Настроить обмен в УНФ;
• Настроить обмен в Бухгалтерии предприятия.

Правила работы в УНФ, описаны в первом разделе данной статьи. Кроме того, тут нужно указать префикс информационной базы.

Далее необходимо указать условия передачи данных. Предусматривается непосредственное подключение через интернет, либо передача данных через локальный каталог, или FTP- ресурс. Далее необходимо выбрать способ синхронизации, и еще раз перепроверить правильность выбранных настроек. Остается осуществить саму выгрузку. Файл с выгруженными данными необходимо сохранить.

Теперь нужно подготовить БП. Для начала в настройках администрирования необходимо установить галочку рядом с пунктом «Использовать синхронизацию данных». Здесь же требуется указать префикс, который совпадает с указанным в УНФ. Настраиваем выгрузку (Администрирование/Синхронизация/Настроить новую синхронизацию). Выбираем необходимую конфигурацию УНФ, из списка потенциально доступных к обмену.

Далее нажимаем «Продолжить настройку синхронизации». Указываем файл, сформированный при настройке синхронизации УНФ. Настраиваем условия передачи данных, аналогично тем, что в УНФ.

При нажатии «Изменить правила выгрузки данных» появиться возможность корректировки. Тут можно указать дату запуска выгрузки, сделать фильтр по организациям.

Далее программа сопоставляет данные и выводит перечень, в котором указаны несоответствия по документам в конфигурациях. Следующим шагом выполняется загрузка. Для этого необходимо нажать «Выполнить загрузку данных».

Данные из файла, сформированного УНФ отправятся в БП и произойдет выгрузка данных. Для проведения обратного обмена в УНФ необходимо провести повторный обмен, нажав кнопку «Выполнить сейчас». После этого синхронизация будет завершена, и программа оповестит об окончании обмена.

Более подвижная база – Бухгалтерия предприятия. Законы меняются почти каждый день, соответственно меняются документы появляются обновления базы данных. При обновлении конфигурации меняются настройки обмена. То есть возможны сбои в синхронизации программ. Для того, чтобы этого избежать, нужно при обновлении БП повторно настраивать синхронизации, либо не обновлять приложения вовсе.