Синхронизировать контакты с Microsoft Exchange и Microsoft 365

Синхронизировать контакты с Microsoft Exchange и Microsoft 365

Настройка синхронизации контактов Creatio с контактами Microsoft Exchange или Microsoft 365 выполняется на странице настройки учетной записи почты ( Рис. 1 ). На страницу можно перейти несколькими способами:

• Из коммуникационной панели, нажав —> Редактировать настройки .
• Из раздела Контакты , выбрав Действия —> Синхронизировать контакты —> Настроить. .

Команда содержит в названии имя учетной записи, например Настроить example@mail.com .

IT Partner

Проблемы совместного использования клиента Microsoft Outlook и почтового сервиса Gmail. Что же лучше: использовать Outlook с нативным Microsoft Exchange или настроить интеграцию с GMail? Что теряют пользователи Outlook+GMail?

Outlook c Exchange или Outlook c Gmail?

Облачные технологии, оправдывая ожидания разработчиков, все более привлекают внимание бизнеса. Альтернативные выгодные решения по размещению в облачных серверах, использованию программных продуктов, как услуг, позволяют существенно снизить затраты на ИТ-инфраструктуру. Малый бизнес и вовсе получает уникальные возможности: теперь они могут получить те же инструменты, которые ранее были доступны лишь масштабным корпорациям. И все это благодаря облаку и облачным услугам.

Все больше информации появляется в сети об облачных технологиях, все больше о них ведется споров. При этом спор, как правило, разворачивается между приверженцами двух основных полюсов: Google и Microsoft. Корпорация Microsoft предложила мировому бизнес-сообществу Office 365 – Google ответил пакетом облачных сервисов и приложений Google Apps.

В интернете сегодня можно встретить огромное количество публикаций, «однозначно» доказывающих преимущества облака Google и ровно такое же количество «аналитики» о превосходстве облака Microsoft. Но едва ли споры уместны: Google и Microsoft предлагают полярные по идее развития продукты. Мы в данной статье остановимся лишь на насущной проблеме совмещения продуктов двух компаний: почтовый клиент Microsoft Outlook и почтовый сервис Gmail. Но для начала немного о том, почему же вообще актуальна тема совмещения приложений и сервисов конкурентов.

Microsoft Exchange – Google Apps

Google не раз предпринимал попытки создать надежный инструмент для полноценной миграции с Exchange в Google Apps:

1. Попытка №1. Google Email Uploader. С августа 2010 года проект официально закрыт, но скачать его и сегодня можно.

2. Попытка №2. Google Apps Migration for Microsoft Outlook – данный сервис позволяет всем пользователям Windows персонально мигрировать в облако Google. Утилита довольна простая с интуитивно понятным интерфейсом. Сервис и поныне используется, ведутся работы по его усовершенствованию.
Вроде бы успешно справившись с разработкой решений по миграции пользователей из облака-конкурента, в Google столкнулись с другими трудностями: изучение предпочтений пользователей показали, что симпатии их к Outlook настолько велики, что бороться просто невыгодно. Тогда в Google решили предоставить пользователям то, что они хотят – Outlook. Итак, третий ход Google в конкурентной борьбе с Microsoft:

3. Попытка №3. Google Apps Sync for Microsoft Outlook – специальный плагин, который позволяет синхронизировать почту на Gmail и аккаунт Outlook.
Теперь многочисленные приверженцы Outlook могли, казалось бы, не изменяя своим предпочтениям и не переучиваясь, переходить в облако Google. Но оказалось все не так просто…

Проблемы совмещения Microsoft Outlook и Gmail

Прежде всего, это отсутствие оффлайнового опыта: при отсутствии подключения к интернету Вы не сможете работать с информацией в облаке. В сочетании Outlook и Exchange вся информация в облаке синхронизируется с собственными Active Directory, что позволяет при отсутствии соединения работать с последней версией документов.

Существует целый ряд функциональных различий. При использовании Google Apps Sync for Outlook нет возможности создавать:

1. Единый вход в приложения

2. Нет доступа к Глобальному списку адресов

3. Отсутствует интеграция с офисными приложениями

7. Долгосрочное архивирование

11. Напоминания и флаги

12. Подключение к онлайн-встрече по приглашению

13. Уведомления о доставке

14. Персональные списки рассылок

15. Восстановление удаленных документов

Как быть?

Справедливости ради заметим, что все же есть возможности предоставить Gmail ту же функциональность, что Microsoft Exchange с Microsoft Outlook, но едва ли это назовешь «легким путем». Вот неполный список приложений, плагинов и дополнений для браузера, которые понадобятся:

• Google Apps Sync for Outlook, разумеется.

• Exchange to Google Apps Migrator для миграции всего объема писем с Exchange в Gmail.

• DirSync или подобные приложения для синхронизации Gmail с собственными Active Directory.

• MyOneLogin для обеспечения единого входа в приложения.

• Postini, если хотите хранить корреспонденцию более 10 лет.

• Google Talk для отправления мгновенных сообщений.

В итоге:

1. Вы можете отказаться от полноценного использования возможностей Microsoft Outlook, сделав выбор в пользу продуктов Google, и ограничиться лишь функциональностью почтового клиента в рамках Gmail.

2. Вы можете поработать над возможностями Outlook в рамках Gmail и «вручную» приблизить его функционал к полноценному.

3. Вы можете использовать так полюбившийся Вам Microsoft Outlook с его «родными» приложениями, получая все преимущества его функционала.

Исправлено: Apple Mail не синхронизируется с Exchange.

Обновите почтовое приложение и отключите устройства iOS

Убедитесь, что ваше почтовое приложение обновлено. Если вы используете другие приложения Microsoft на своем Mac, проверьте наличие обновлений и убедитесь, что они обновлены. Перезагрузите Mac и проверьте, сохраняется ли проблема с синхронизацией.

Проверьте, не влияет ли сбой синхронизации на вашу учетную запись Exchange на устройствах iOS. Часто входящие электронные письма Exchange правильно отображаются на устройствах iOS. Выключите все свои устройства iOS и iPad и проверьте, правильно ли работает ваша учетная запись Exchange на вашем Mac. Если это ошибка только в пакете обновления iOS или macOS, перезапуск всех ваших устройств может решить проблему. Кроме того, очистите свой почтовый ящик и архивируйте старые сообщения локально.

Снова настройте свою учетную запись Exchange

Многие пользователи подтвердили, что удаление и настройка их учетной записи Exchange помогли. Похоже, что что-то изменилось в процессе аутентификации, и сброс учетной записи решает проблему.

1. Запустите Apple Mail, нажмите на Почтовое меню и перейти к учетные записи.
2. Выберите свой Обменный счет и ударил Удалять кнопка.
3. Закройте приложение «Почта» и перезагрузите Mac.
4. Затем снова запустите приложение, нажмите на Почтовое меню и выберите Добавить аккаунт.
5. Выберите Microsoft Exchange из списка поставщиков услуг электронной почты и следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить процесс.

Имейте в виду, что процесс синхронизации электронной почты зависит не только от ваших устройств iOS или macOS, он также зависит от самого сервера Exchange. Microsoft регулярно выпускает скрытые обновления и исправления Exchange, которые могут нарушить процесс синхронизации. Удаление и настройка вашей учетной записи Exchange поможет вам обновить подключение к серверам.

Если проблема не исчезнет, ​​перейдите в

/ Library / Mail и удалите папки Exchange (это должна быть папка V7 или V8).

Другие пользователи заявили, что удалили все свои элементы MailData для Exchange и переместили свои сообщения в OWA или Outlook. Также используйте этот метод и проверьте, догоняет ли Apple Mail.

Загрузите ваш Mac в безопасном режиме

Если эта проблема вызвана другими программами, которые загружаются при загрузке вашего Mac, его следует покинуть в безопасном режиме. Есть еще одно важное преимущество использования безопасного режима. Инструмент выполняет быструю проверку вашего диска, удаляя ненужные системные кеши и файлы.

Чтобы войти в безопасный режим на Mac с процессором Intel, перезагрузите компьютер и удерживайте Клавиша Shift. Вам нужно нажать клавишу во время загрузки Mac. Вы можете отпустить клавишу Shift, когда на экране появится окно входа в систему.

Используйте любую клавишу Shift для загрузки в безопасном режиме.

Если у вас есть MacBook Apple Silicon, полностью выключите устройство. Затем включите его и продолжайте удерживать Кнопка питания пока на экране не появятся параметры запуска. Выберите загрузочный диск, держать Сдвиг и нажмите Продолжить в безопасном режиме. При появлении запроса введите данные для входа.

Проверьте, сохраняется ли проблема синхронизации Exchange в безопасном режиме. Затем выйдите из безопасного режима и перезагрузите Mac в обычном режиме.

Создать новую учетную запись пользователя

Если эта проблема связана с конкретным пользователем, вы сможете исправить ее, создав новую учетную запись пользователя.

1. Щелкните меню Apple, выберите Системные настройки, а затем нажмите Пользователи и группы.
2. Щелкните значок замка, чтобы разблокировать параметры, а затем нажмите Добавлять кнопка.
3. Затем нажмите на Новый аккаунт, выберите тип профиля пользователя, который вы хотите использовать.
4. Введите новое имя пользователя и пароль и нажмите Создать пользователя.

Используйте другое приложение для электронной почты

Другие пользователи прибегали к другому решению, чтобы обойти эту проблему. В частности, они перешли на другое почтовое приложение, такое как Airmail. Это сторонний почтовый клиент для iOS и macOS, который использует другой метод для запроса почтового сервера о новых сообщениях (опрос по времени). Таким образом, вместо использования механизма синхронизации Exchange AirMail использует свой собственный метод для поиска новых писем.

Еще одна отличная альтернатива — Spark. Инструмент также полагается на интеллектуальные фильтры, которые определяют приоритет ваших электронных писем, показывая важные и срочные сообщения вверху.

Если вы выберете это решение, вам также необходимо убедиться, что ваш календарь Mac синхронизируется с Exchange. Вам нужно пойти в Системные настройки и добавьте свои учетные записи в Интернет-аккаунты. Выберите Календарь, а не Почту как услугу. Затем вы можете дополнительно настроить свои учетные записи в Spark, Airmail или любом другом почтовом приложении, которое вы захотите использовать. Не забудьте перейти в раздел настроек или предпочтений нового почтового приложения и включить службы календаря.

Заключение

Apple Mail не синхронизируется с Exchange — это не новость под солнцем. Эта проблема долгое время беспокоит пользователей Mac, вынуждая их искать различные решения для устранения неполадок. Многие пользователи подтвердили, что отключение их устройств iOS помогло. Другие решили проблему, удалив свою учетную запись Exchange из Apple Mail и снова настроив ее. Если попытка устранить эту проблему чуть не довела вас до нервного срыва, переключитесь на другое почтовое приложение для macOS.

По шкале от 1 до 10 оцените, насколько неприятна для вас проблема синхронизации Exchange. Кстати, если вы нашли другие способы решить эту проблему, поделитесь своими идеями в комментариях ниже. То, что сработало для вас, может сработать и для других пользователей.

Работа с порталом OWA

Веб-интерфейс Outlook Web App выглядит следующим образом:

Здесь находятся все ваши сообщения.

Чтобы создать новое сообщение, нажмите кнопку Создать сообщение.

Папки. В список включены папки вашего почтового ящика и папка «Избранное». В нем могут отображаться и другие папки, например, архивы сообщений. Можно свернуть эту панель, нажав значок папки в верхней части окна. Вы можете разворачивать и сворачивать папки в этом представлении, нажимая значки треугольников возле имен папок.

Окно поиска. Введите в этом окне слова для поиска сообщения, например, имя автора сообщения или содержащийся в сообщении текст.

Список сообщений в текущей папке. Каждая запись в представлении списка содержит дополнительные сведения, например, количество сообщений в беседе и сколько из них не прочитано, а также сведения о наличии связанных с ними вложений, пометок и категорий. Беседа может содержать одно или несколько сообщений. Выбрав беседу, вы можете удалить ее, добавить к ней пометку или назначить для нее категорию с помощью соответствующих значков. В верхней части списка расположены фильтры, с помощью которых можно быстро находить сообщения, которые не прочитаны, помечены или содержат ваше имя в полях «Кому» или «Копия». Кроме фильтров, отображается имя просматриваемой папки и выбранное представление.

Область чтения, в которой отображается выбранная беседа. Вы можете ответить на любое сообщение в беседе, нажав ссылку над сообщением.

На рабочем компьютере

1. Запустите приложение Microsoft Outlook, входящее в состав Microsoft Office.

2. (Опционально) В запросе на создание новой конфигурации, введите имя конфигурации «Utmn» и нажмите «OK».

3. На следующем экране отобразится ваше имя и адрес электронной почты. Если все верно, нажмите «Далее».

4. O utlook выполнит настройку учетной записи, после чего можно нажать «Готово». Если потребуется, перезапустите Microsoft Outlook .

На личном персональном компьютере

Запустите приложение Microsoft Outlook, входящее в состав Microsoft Office. Если у вас в системе не установлен пакет Microsoft Office, вы можете получить последнюю версию с портала Office 365. Подписка позволяет установить Microsoft Office 2016 на 5 персональных устройствах. Для этого перейдите по ссылке http://office.utmn.ru, введите данные рабочей учетной записи, если потребуется, затем в правом верхнем углу нажмите на кнопку «Установить Office 2016». Далее, следуя инструкциям, произведите загрузку и установку.

(Опционально) В запросе на создание новой конфигурации введите имя конфигурации «Utmn» и нажмите «OK».

Дважды нажмите «Далее». Введите свое имя и данные рабочей учетной записи, нажмите «Далее».

Outlook выполнит настройку учетной записи, после чего можно нажать кнопку «Готово». Если потребуется, перезапустите Microsoft Outlook.

Android

Выберите «Настройки » > «Аккаунты» > «Добавить аккаунт» > Exchange .

2. Ввод информации

Введите адрес электронной почты и пароль.

3 . Синхронизация содержимого

Можно синхронизировать почту, контакты, календари, напоминания и заметки. По окончании работы нажмите кнопку «Далее» .

Присвойте этому аккаунту название в вашем телефоне и приступайте к работе.

Apple IOS

Выберите «Настройки» > «Почта» > «Новая учетная запись» > Exchange.

2. Ввод информации Введите адрес электронной почты и пароль. Также можно ввести описание учетной записи.

Можно синхронизировать почту, контакты, календари, напоминания и заметки. По окончании работы нажмите кнопку «Сохранить».

4.Изменение настроек почты

Нажмите «Настройки» > «Почта», выберите свою учетную запись почты и нажмите «Учетная запись». В этом разделе также можно настроить автоматические ответы при отсутствии на рабочем месте и изменить частоту синхронизации программы «Почта». По умолчанию программа «Почта» синхронизируется раз в семь дней.

Syncing emails on macOS

The macOS email sync interface is similar to the iOS one. David Nield

Like Windows, macOS has a default email account called Mail. After you’ve set up your Mac from scratch using an Apple ID, the messages from the email account linked to that Apple ID will start coming into the Mail program. It’s perfectly capable of handling messages from your other accounts too.

Open up Mail then click the Mail menu and Add Account. These are the accounts (like Google and Yahoo) set up to work with various aspects of macOS, including the email app. If you want to associate a new email address, click the relevant entry on the list (use Add Other Account if you can’t see the client you use).

The setup progress is straightforward enough: enter the username and password you usually use to sign into the email account, and choose which types of data to sync. With Google and Microsoft accounts, for instance, you can sync contacts and calendar information as well as messages.

Once you’ve completed the process, emails from the other account will start to appear. Click Inbox in the left-hand Mailboxes pane to see all of your email messages together, or select an account name from the Inbox sub-menu if you want to focus on emails from a specific account.

Powering collaboration

the most popular self-hosted collaboration solution for tens of millions of users at thousands of organizations across the globe

Nextcloud Files offers an on-premise Universal File Access and sync platform with powerful collaboration capabilities and desktop, mobile and web interfaces.

Nextcloud Talk delivers on-premises, private audio/video conferencing and text chat through browser and mobile interfaces with integrated screen sharing and SIP integration.

Nextcloud Groupware integrates Calendar, Contacts, Mail and other productivity features to help teams get their work done faster, easier and on your terms.

MS Exchange

В Exchange можно изменить допустимый размер письма на трех различных уровнях:

• В настройках транспорта организации Exchange
• В параметрах отправляющих/принимающих коннекторов
• В настройках ящика конкретного пользователя

Текущие лимиты можно посмотреть через Exchange Management Console (EMC), но гораздо проще и быстрее воспользоваться PowerShell. В консоли Exchange Management Shell, или после подключения к Office 365 через удаленную PowerShell сессию, выполните команды:

Команды должны вернуть примерно такие результаты, содержащие текущие настройки лимитов:

• В параметрах транспорта всей организации размер указано, что принимаемого/отправляемого письма не должен быть больше чем 25 Мб
• На всех коннекторах стоит лимит 10 мб
• Для почтового ящика администратора лимит на размер писем не задан (unlimited)

Естественно, в последней команде выполняется проверка лимитов только для одного ящика. Вывести лимиты на размер писем для всех пользователей организации можно так:

Чтобы увеличить максимальный размер письма (как принимаемого, так и отправляемого), принимаемого транспортной службой Exchange с 25 до 100 Мб, выполните команду:

Синтаксис команды смены лимита на размер писем для коннекторов аналогичен, однако команду смены придется выполнить для каждого коннектора.

Или для всех коннекторов:

Аналогичным образом можно изменить лимит для всех ящиков организации:

Заданные таким образом лимиты ограничивают максимальный размер письма независимо от того, содержит ли оно вложение или нет.

Использование веб-интерфейса

Есть другой вариант — через веб-интерфейс. Открываем центр администрирования Exchange и переходим в раздел поток обработки почты -> соединители отправки -> параметры транспорта организации:

и выставляем требуемый максимальный объем вложения. Обращаем ваше внимание — при пересылке на внешний сервер, происходит кодирование вложение в формате MIME64, что увеличивает итоговый объем письма примерно на 30%.

Мы также готовы оказать помощь в любых настройках MS Exchange.

Нашим клиентам мы предлагаем реализацию данного проекта и последующее ИТ-обслуживание в рамках ИТ-аутсорсинга.

Альтернативным вариантом является — взять в аренду уже настроенный сервер Exchange с обслуживанием или подключиться к публичному облачному Exchange на базе структуры EFSOL.